การขอใบเสนอราคาขนส่งระหว่างประเทศอาจดูเหมือนเป็นขั้นตอนง่าย ๆ เพียงแจ้งรายละเอียดสินค้า รอราคา แล้วเปรียบเทียบผู้ให้บริการ แต่ในความเป็นจริง ความแม่นยำของใบเสนอราคาขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ธุรกิจให้ตั้งแต่ต้นเป็นอย่างมาก

สำหรับผู้นำเข้า ผู้ส่งออก โรงงาน ผู้จัดจำหน่าย และธุรกิจที่มีการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ การเตรียมข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนขอใบเสนอราคาจะช่วยลดการสอบถามกลับไปกลับมา ลดความคลาดเคลื่อนของราคา และช่วยให้ผู้ให้บริการโลจิสติกส์สามารถแนะนำรูปแบบการขนส่ง เส้นทาง เอกสาร และการจัดส่งที่เหมาะสมได้มากขึ้น

บทความนี้สรุปข้อมูลสำคัญที่ธุรกิจควรเตรียมก่อนขอใบเสนอราคาขนส่งระหว่างประเทศ

ทำไมข้อมูลที่ถูกต้องจึงสำคัญต่อการขอใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาขนส่งไม่ได้คำนวณจากชื่อสินค้าและประเทศปลายทางเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับหลายปัจจัย เช่น ขนาดสินค้า น้ำหนัก ประเภทสินค้า ต้นทาง ปลายทาง เงื่อนไขการซื้อขาย เอกสารศุลกากร วิธีขนส่ง และเงื่อนไขการขนถ่ายสินค้า

หากข้อมูลที่ให้ยังไม่ครบ ใบเสนอราคาที่ได้รับอาจเป็นเพียงการประเมินเบื้องต้น และเมื่อมีการยืนยันรายละเอียดสินค้าจริง ราคา ระยะเวลาขนส่ง เอกสารที่ต้องใช้ หรือเงื่อนไขการจัดส่งอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้

ดังนั้น ก่อนติดต่อ Freight Forwarder หรือผู้ให้บริการโลจิสติกส์ ธุรกิจควรเตรียมข้อมูลการขนส่งให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่ทำได้

1. รายละเอียดของสินค้า

ข้อมูลแรกที่ควรเตรียมคือรายละเอียดของสินค้า

การระบุเพียงว่าเป็น “อะไหล่เครื่องจักร”, “สินค้าอุปโภคบริโภค” หรือ “อุปกรณ์” อาจยังไม่เพียงพอ ควรระบุให้ชัดเจนว่าสินค้าคืออะไร ใช้ทำอะไร ผลิตจากวัสดุใด และมีลักษณะพิเศษหรือไม่

รายละเอียดสินค้าที่ชัดเจนช่วยให้ทีมโลจิสติกส์ประเมินได้ว่าสินค้าต้องการการดูแลพิเศษหรือไม่ มีข้อจำกัดด้านการนำเข้า-ส่งออกหรือไม่ และต้องใช้เอกสารเพิ่มเติมหรือไม่

ข้อมูลที่ควรเตรียม เช่น

• ชื่อสินค้า
• วัสดุหรือส่วนประกอบหลัก
• ลักษณะการใช้งาน
• สินค้าใหม่หรือสินค้าใช้แล้ว
• เป็นสินค้าทั่วไป เครื่องจักร สารเคมี อาหาร อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือสินค้าควบคุมหรือไม่

สำหรับสินค้าบางประเภท อาจต้องมีใบอนุญาต ใบรับรอง หรือเอกสารจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนการขนส่งหรือก่อนผ่านพิธีการศุลกากร จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขเหล่านี้ก่อนยืนยันการจัดส่ง

2. น้ำหนักและขนาดสินค้า

น้ำหนักและขนาดสินค้าเป็นข้อมูลสำคัญในการประเมินค่าขนส่ง

สำหรับการขนส่งทางอากาศ น้ำหนักจริงและน้ำหนักเชิงปริมาตรอาจมีผลต่อ Chargeable Weight ส่วนการขนส่งทางเรือ ปริมาตรสินค้า การใช้ตู้คอนเทนเนอร์ ขนาดพาเลท และการขนส่งแบบ FCL หรือ LCL ล้วนส่งผลต่อการเสนอราคา สำหรับการขนส่งทางบก น้ำหนักและขนาดสินค้ายังมีผลต่อการเลือกรถ วิธีโหลดสินค้า และการวางแผนเส้นทาง

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• น้ำหนักรวม
• น้ำหนักสุทธิ หากมี
• ความยาว ความกว้าง และความสูงของแต่ละแพ็กเกจ
• จำนวนแพ็กเกจ
• ปริมาตรรวมของสินค้า
• ขนาดพาเลท ลังไม้ หรือกล่อง
• สินค้าสามารถวางซ้อนกันได้หรือไม่

หากสินค้าเป็นสินค้าขนาดใหญ่ สินค้าน้ำหนักมาก สินค้าแตกหักง่าย หรือสินค้าที่ขนย้ายยาก ควรแจ้งตั้งแต่ขั้นตอนขอใบเสนอราคา

3. ประเภทบรรจุภัณฑ์

บรรจุภัณฑ์มีผลต่อค่าขนส่ง ความปลอดภัยในการโหลดสินค้า วิธีขนถ่าย และการป้องกันความเสียหายระหว่างขนส่ง

ผู้ให้บริการโลจิสติกส์จำเป็นต้องทราบว่าสินค้าบรรจุอยู่ในกล่อง พาเลท ลังไม้ ถัง กระสอบ ม้วน ตู้คอนเทนเนอร์ หรือเป็นสินค้า Loose Cargo สำหรับเครื่องจักรหรือสินค้าโครงการ จุดยก วิธีแพ็ก และความแข็งแรงของบรรจุภัณฑ์อาจมีผลต่อการวางแผนโหลดและขนถ่ายสินค้า

หากมีภาพถ่ายสินค้าที่แพ็กเรียบร้อยแล้ว ควรส่งให้ผู้ให้บริการพิจารณาด้วย โดยเฉพาะสินค้าขนาดใหญ่ รูปร่างไม่ปกติ แตกหักง่าย หรือจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์พิเศษในการยกขน

รายละเอียดบรรจุภัณฑ์ที่ควรแจ้ง เช่น

• กล่อง พาเลท ลังไม้ ถัง กระสอบ หรือสินค้าไม่บรรจุแพ็กเกจ
• จำนวนแพ็กเกจ
• ขนาดของบรรจุภัณฑ์
• สินค้าวางซ้อนได้หรือไม่
• ต้องใช้รถโฟล์คลิฟท์ เครน หรืออุปกรณ์ยกพิเศษหรือไม่
• บรรจุภัณฑ์เหมาะกับการขนส่งระหว่างประเทศหรือไม่

ข้อมูลบรรจุภัณฑ์ที่ชัดเจนช่วยลดความไม่แน่นอนของราคา และช่วยให้วางแผนการขนส่งได้ปลอดภัยมากขึ้น

4. ต้นทางและปลายทางของสินค้า

การขอใบเสนอราคาขนส่งไม่ควรแจ้งเพียงประเทศต้นทางและประเทศปลายทางเท่านั้น เพราะที่อยู่รับสินค้าและส่งสินค้ามีผลต่อราคา เส้นทาง การผ่านพิธีการศุลกากร และการขนส่งทางบก

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• ที่อยู่รับสินค้า
• ที่อยู่จัดส่งปลายทาง
• ท่าเรือต้นทางหรือสนามบินต้นทาง หากทราบ
• ท่าเรือปลายทางหรือสนามบินปลายทาง หากทราบ
• ที่ตั้งโรงงาน คลังสินค้า หรือไซต์งาน
• ต้องการบริการ Door-to-Door หรือไม่
• ต้องการทีมช่วยโหลดหรือขนถ่ายสินค้าหรือไม่

ตัวอย่างเช่น การขนส่งจากโรงงานต้นทางไปยังคลังสินค้าปลายทาง อาจเกี่ยวข้องกับการขนส่งทางบก พิธีการศุลกากรขาออก ค่าระวางระหว่างประเทศ พิธีการศุลกากรขาเข้า และการจัดส่งปลายทาง ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีผลต่อราคาทั้งหมด

5. วิธีขนส่งที่ต้องการ

บางธุรกิจทราบอยู่แล้วว่าต้องการขนส่งทางอากาศ ทางเรือ หรือทางรถข้ามแดน แต่บางธุรกิจอาจต้องการให้ Freight Forwarder ช่วยแนะนำ

หากยังไม่แน่ใจว่าวิธีใดเหมาะสม ควรแจ้งเป้าหมายหลักของการขนส่ง เช่น ต้องการความรวดเร็ว ต้องการควบคุมต้นทุน หรือมีข้อจำกัดด้านเวลา เพื่อให้ผู้ให้บริการแนะนำรูปแบบการขนส่งที่เหมาะกับสินค้า เส้นทาง ปริมาณ และงบประมาณ

คำถามที่ควรพิจารณา เช่น

• ความเร็วสำคัญกว่าต้นทุนหรือไม่
• สินค้าเป็นสินค้าด่วนหรือไม่
• สินค้าเหมาะกับการขนส่งทางอากาศหรือไม่
• สามารถส่งแบบ LCL ได้หรือไม่
• จำเป็นต้องใช้ตู้คอนเทนเนอร์เต็มตู้หรือไม่
• การขนส่งข้ามแดนเหมาะกับปลายทางหรือไม่
• มี Deadline การจัดส่งหรือไม่

สำหรับสินค้าที่ต้องการความรวดเร็ว การขนส่งทางอากาศอาจเหมาะสมกว่า ส่วนสินค้าปริมาณมาก การขนส่งทางเรืออาจช่วยบริหารต้นทุนได้ดีกว่า และสำหรับเส้นทางในอาเซียน การขนส่งข้ามแดนหรือขนส่งทางบกอาจเป็นทางเลือกที่ควรพิจารณาตามเส้นทางและประเภทสินค้า

6. Incoterms หรือเงื่อนไขการซื้อขาย

Incoterms เป็นเงื่อนไขที่ใช้กำหนดความรับผิดชอบระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายในการค้าระหว่างประเทศ โดยมีผลต่อค่าขนส่ง ประกันภัย พิธีการศุลกากร ภาษี การส่งมอบ และความเสี่ยงในแต่ละช่วงของการขนส่ง

เมื่อต้องการขอใบเสนอราคา ธุรกิจควรแจ้งเงื่อนไขการซื้อขายที่เกี่ยวข้อง เช่น EXW, FOB, CIF, CFR, DAP หรือ DDP หากมีการตกลงไว้แล้ว

หากยังไม่ยืนยัน Incoterms ควรแจ้งผู้ให้บริการตั้งแต่ต้น เพื่อให้การเสนอราคามีสมมติฐานที่ชัดเจน และลดความเข้าใจผิดระหว่างผู้ซื้อ ผู้ขาย และผู้ให้บริการโลจิสติกส์

7. เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขนส่ง

สำหรับการขนส่งระหว่างประเทศ เอกสารเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการ หากเอกสารไม่ครบหรือข้อมูลไม่ตรงกัน อาจทำให้เกิดปัญหาด้านศุลกากร ความล่าช้า หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้

สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้าและส่งออก ธุรกิจควรทำความเข้าใจเรื่อง พิธีการศุลกากร เพิ่มเติม เพราะมีผลต่อเอกสาร ระยะเวลา และการวางแผนจัดส่ง

เอกสารที่ควรเตรียมหรือตรวจสอบ ได้แก่

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading หรือ Air Waybill
• Purchase Order หากเกี่ยวข้อง
• Certificate of Origin หากเกี่ยวข้อง
• Import License หรือ Export License หากจำเป็น
• Product Specification, Catalogue หรือเอกสารทางเทคนิค หากต้องใช้
• เอกสารประกันภัย หากต้องการทำประกันสินค้า

เอกสารที่ต้องใช้จริงขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า ประเทศต้นทาง ประเทศปลายทาง กฎระเบียบศุลกากร และเงื่อนไขการซื้อขาย จึงควรตรวจสอบข้อกำหนดก่อนยืนยันการขนส่งทุกครั้ง

8. HS Code และการจำแนกประเภทสินค้า

HS Code ใช้สำหรับการจำแนกประเภทสินค้าในกระบวนการศุลกากร และอาจมีผลต่ออัตราภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อจำกัดการนำเข้า และเอกสารที่ต้องใช้

หากธุรกิจมี HS Code อยู่แล้ว ควรแจ้งในขั้นตอนขอใบเสนอราคา หากยังไม่มี ควรเตรียมรายละเอียดสินค้า วัสดุ ลักษณะการใช้งาน และเอกสารทางเทคนิค เพื่อให้ทีมที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบการจำแนกประเภทสินค้าได้แม่นยำขึ้น

การจำแนกประเภทสินค้าไม่ถูกต้องอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการผ่านพิธีการศุลกากร การขอเอกสารเพิ่มเติม หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้คาดการณ์ไว้

9. มูลค่าสินค้าและความต้องการประกันภัย

มูลค่าสินค้ามีความสำคัญต่อการสำแดงศุลกากร การพิจารณาประกันภัย และการบริหารความเสี่ยงระหว่างขนส่ง

ธุรกิจควรแจ้งมูลค่าสินค้า และระบุว่าต้องการทำประกันภัยสินค้าหรือไม่ สำหรับสินค้ามูลค่าสูง สินค้าแตกหักง่าย เครื่องจักร หรือสินค้าที่ต้องขนส่งระยะไกลระหว่างประเทศ การพิจารณาประกันภัยเป็นสิ่งที่ควรอยู่ในแผนการขนส่ง

ผู้ให้บริการอาจต้องตรวจสอบสกุลเงิน มูลค่าตาม Invoice และความสอดคล้องของมูลค่าสินค้ากับเอกสารประกอบ

10. เงื่อนไขการดูแลสินค้าพิเศษ

สินค้าบางประเภทต้องการการดูแลมากกว่าการขนส่งทั่วไป

ควรแจ้งผู้ให้บริการหากสินค้ามีลักษณะพิเศษ เช่น

• สินค้าแตกหักง่าย
• สินค้าควบคุมอุณหภูมิ
• สินค้าอันตราย
• สินค้าขนาดใหญ่
• เครื่องจักรหรืออุปกรณ์หนัก
• สินค้ามูลค่าสูง
• สินค้าวางซ้อนไม่ได้
• สินค้าที่ต้องใช้เครนหรืออุปกรณ์ยกพิเศษ
• การจัดส่งไปยังไซต์ก่อสร้าง โรงงาน เหมือง หรือพื้นที่ควบคุม

เงื่อนไขเหล่านี้มีผลต่อประเภทรถ ผู้ให้บริการขนส่ง เส้นทาง เอกสาร ความปลอดภัย และการประเมินค่าใช้จ่าย

11. วันที่สินค้าพร้อมส่งและระยะเวลาที่ต้องการ

ใบเสนอราคาขนส่งควรอ้างอิงจากระยะเวลาที่เป็นไปได้จริง ธุรกิจควรแจ้งวันที่สินค้าพร้อมรับ วันออกเดินทางที่ต้องการ และกำหนดเวลาส่งมอบปลายทาง

ข้อมูลนี้ช่วยให้ผู้ให้บริการตรวจสอบทางเลือกในการขนส่ง ตารางเรือ ตารางบิน การจัดรถ และการวางแผนพิธีการศุลกากรได้เหมาะสมขึ้น หากเป็นสินค้าด่วน ควรแจ้งตั้งแต่ต้น

ธุรกิจควรเข้าใจด้วยว่าระยะเวลาขนส่งอาจเปลี่ยนแปลงได้จากหลายปัจจัย เช่น ตารางผู้ให้บริการ พิธีการศุลกากร สภาพอากาศ การปฏิบัติงานของท่าเรือหรือสนามบิน และการจัดส่งปลายทาง

12. ผู้ประสานงานและรายละเอียดการตัดสินใจ

การเสนอราคาขนส่งมักต้องมีการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม การมีผู้ประสานงานที่ชัดเจนช่วยให้การสื่อสารรวดเร็วขึ้น และลดโอกาสที่ข้อมูลสำคัญจะตกหล่น

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• ชื่อผู้ประสานงาน
• ชื่อบริษัท
• อีเมล
• เบอร์โทรศัพท์
• ตำแหน่งหรือแผนก
• ช่องทางการติดต่อที่สะดวก
• ระยะเวลาที่ต้องการตัดสินใจ

สำหรับงานขนส่งขององค์กร ควรแจ้งด้วยว่าการขอราคานี้เป็นการวางงบประมาณ การเปรียบเทียบผู้ให้บริการ การขนส่งด่วน หรือเป็นงานที่ยืนยันแล้ว

Checklist ก่อนขอใบเสนอราคาขนส่ง

ก่อนขอใบเสนอราคาขนส่งระหว่างประเทศ ธุรกิจควรเตรียมข้อมูลต่อไปนี้

• รายละเอียดสินค้า
• ประเภทสินค้าและ HS Code หากมี
• น้ำหนักและขนาดสินค้า
• จำนวนแพ็กเกจ
• ประเภทบรรจุภัณฑ์
• มูลค่าสินค้า
• สถานที่รับสินค้าและสถานที่จัดส่ง
• วิธีขนส่งที่ต้องการ
• Incoterms หรือเงื่อนไขการซื้อขาย
• วันที่สินค้าพร้อมส่ง
• ระยะเวลาส่งมอบที่ต้องการ
• เอกสารที่เกี่ยวข้อง
• เงื่อนไขการดูแลสินค้าพิเศษ
• ความต้องการประกันภัย
• ข้อมูลผู้ประสานงาน

ยิ่งข้อมูลครบถ้วน ใบเสนอราคาที่ได้รับก็ยิ่งมีความชัดเจนและนำไปใช้วางแผนได้จริงมากขึ้น

BOP Express ช่วยธุรกิจวางแผนใบเสนอราคาขนส่งอย่างไร

สำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า ส่งออก ขนส่งทางอากาศ ขนส่งทางเรือ พิธีการศุลกากร ขนส่งข้ามแดน หรือขนส่งทางบก การเตรียมข้อมูลการขนส่งให้ถูกต้องเป็นขั้นตอนสำคัญก่อนเริ่มดำเนินงาน

BOP Express ให้บริการประสานงานโลจิสติกส์สำหรับลูกค้าธุรกิจ ครอบคลุม Freight Forwarding, พิธีการศุลกากร, Air Freight, Sea Freight, Cross-border Transportation และการวางแผนจัดส่งจากต้นทางถึงปลายทาง

หากธุรกิจของคุณกำลังเตรียมนำเข้า ส่งออก หรือขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ สามารถติดต่อ BOP Express พร้อมรายละเอียดสินค้า เส้นทาง เอกสาร และระยะเวลาที่ต้องการ เพื่อให้ทีมงานช่วยพิจารณาความต้องการด้านโลจิสติกส์และแนะนำแนวทางที่เหมาะสมจากข้อมูลที่ได้รับ

ปรึกษา BOP Express

การขอใบเสนอราคาขนส่งไม่ใช่เพียงการถามราคา แต่คือการให้ข้อมูลที่เพียงพอ เพื่อให้ทีมโลจิสติกส์สามารถวางแผนการขนส่งได้อย่างเหมาะสม

หากธุรกิจของคุณกำลังเตรียมนำเข้า ส่งออก หรือขนส่งสินค้าข้ามแดน สามารถติดต่อ BOP Express เพื่อปรึกษารายละเอียดสินค้า เส้นทาง และความต้องการด้านโลจิสติกส์ของคุณ

หากต้องการสอบถามรายละเอียดสินค้า เส้นทาง หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม สามารถ ติดต่อ BOP Express เพื่อพูดคุยกับทีมงานได้โดยตรง