ในการทำ Freight Forwarding ข้อมูลสินค้าไม่ใช่แค่รายละเอียดประกอบเอกสาร แต่เป็นพื้นฐานสำคัญของการขอใบเสนอราคา การวางแผนขนส่ง การเตรียมพิธีการศุลกากร การประสานงานกับผู้ให้บริการขนส่ง และการจัดส่งสินค้าถึงปลายทาง

สำหรับผู้นำเข้า ผู้ส่งออก โรงงาน และ Trading Company หากข้อมูลสินค้าไม่ชัดเจนหรือไม่ครบถ้วน อาจทำให้การประเมินค่าขนส่งคลาดเคลื่อน ต้องแก้ไขเอกสาร เกิดคำถามในขั้นตอนศุลกากร มีปัญหาการโหลดสินค้า หรือส่งผลต่อกำหนดการจัดส่ง

บทความนี้อธิบายว่าทำไมข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องจึงสำคัญต่อการขนส่งระหว่างประเทศ และธุรกิจควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้างก่อนเริ่มจัดส่งสินค้า

ข้อมูลสินค้าคืออะไร

ข้อมูลสินค้า หมายถึงรายละเอียดสำคัญที่ใช้ระบุว่าสินค้าที่จะขนส่งคืออะไร มีลักษณะอย่างไร และต้องจัดการอย่างไร

ข้อมูลเหล่านี้รวมถึงชื่อสินค้า จำนวน น้ำหนัก ขนาด บรรจุภัณฑ์ มูลค่าสินค้า ต้นทาง ปลายทาง และวิธีขนส่ง รวมถึงข้อมูลทางเทคนิค HS Code เงื่อนไขการดูแลพิเศษ รูปถ่ายสินค้า ใบรับรอง และเอกสารนำเข้า-ส่งออก หากเกี่ยวข้อง

ในการขนส่งระหว่างประเทศ ข้อมูลสินค้าจะถูกใช้โดยหลายฝ่าย เช่น Freight Forwarder ตัวแทนออกของ ผู้ให้บริการขนส่ง คลังสินค้า รถขนส่ง ผู้ส่งสินค้า ผู้รับสินค้า และบางกรณีอาจเกี่ยวข้องกับหน่วยงานรัฐ

หากข้อมูลไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง กระบวนการขนส่งทั้งหมดอาจจัดการได้ยากขึ้น

1. ข้อมูลสินค้ามีผลต่อใบเสนอราคาขนส่ง

การเสนอราคาขนส่งไม่สามารถประเมินได้อย่างแม่นยำหากไม่มีข้อมูลสินค้าที่ชัดเจน

ผู้ให้บริการโลจิสติกส์จำเป็นต้องทราบว่าสินค้าคืออะไร มีขนาดเท่าไหร่ น้ำหนักเท่าไหร่ รับสินค้าจากที่ไหน ส่งไปที่ไหน และต้องมีเงื่อนไขการดูแลพิเศษหรือไม่

ข้อมูลที่มีผลต่อการเสนอราคา เช่น

• รายละเอียดสินค้า
• น้ำหนักรวม
• น้ำหนักสุทธิ หากมี
• ขนาดสินค้า
• จำนวนแพ็กเกจ
• ประเภทบรรจุภัณฑ์
• สถานที่รับสินค้า
• สถานที่จัดส่ง
• วิธีขนส่ง
• Incoterms
• วันที่สินค้าพร้อมส่ง
• ระยะเวลาจัดส่งที่ต้องการ

หากขนาด น้ำหนัก หรือบรรจุภัณฑ์เปลี่ยนแปลงหลังจากเสนอราคาแล้ว ค่าใช้จ่ายจริงอาจเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย

ดังนั้น ธุรกิจควรหลีกเลี่ยงการแจ้งข้อมูลแบบกว้างเกินไป เช่น “หนึ่งพาเลท”, “อะไหล่เครื่องจักร” หรือ “สินค้าทั่วไป” โดยไม่มีข้อมูลประกอบเพิ่มเติม

2. น้ำหนักและขนาดสินค้ามีผลต่อต้นทุนขนส่ง

น้ำหนักและขนาดสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญในการคำนวณค่าขนส่ง

สำหรับการขนส่งทางอากาศ ค่าใช้จ่ายอาจเกี่ยวข้องกับน้ำหนักจริงหรือน้ำหนักเชิงปริมาตร หากสินค้าเบาแต่ใช้พื้นที่มาก น้ำหนักเชิงปริมาตรอาจมีผลต่อการคิดค่าขนส่งมากกว่าน้ำหนักจริง

สำหรับการขนส่งทางเรือ ปริมาตรสินค้ามีผลต่อการพิจารณาว่าควรส่งแบบ LCL, FCL หรือใช้การจัดการพิเศษ ส่วนการขนส่งทางบก ขนาดและน้ำหนักมีผลต่อประเภทรถ วิธีโหลดสินค้า การวางแผนเส้นทาง และอุปกรณ์ที่ต้องใช้

ข้อมูลที่ควรเตรียม ได้แก่

• น้ำหนักรวม
• น้ำหนักสุทธิ
• ความยาว ความกว้าง และความสูง
• จำนวนแพ็กเกจ
• ปริมาตรรวม
• ขนาดพาเลทหรือลังไม้
• สินค้าวางซ้อนได้หรือไม่
• ต้องใช้โฟล์คลิฟท์หรือเครนหรือไม่

น้ำหนักหรือขนาดที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ราคาคลาดเคลื่อน เกิดปัญหาการโหลดสินค้า หรือกระทบต่อการวางแผนขนส่ง

3. รายละเอียดสินค้าช่วยสนับสนุนการตรวจสอบศุลกากร

รายละเอียดสินค้าที่ชัดเจนมีความสำคัญต่อการเตรียมข้อมูลด้านศุลกากร

คำอธิบายสินค้า เช่น “parts”, “tools”, “equipment” หรือ “samples” อาจไม่เฉพาะเจาะจงพอ ทีมโลจิสติกส์และผู้เกี่ยวข้องด้านศุลกากรอาจต้องทราบว่าสินค้าคืออะไร ผลิตจากอะไร ใช้งานอย่างไร และอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการนำเข้า-ส่งออกหรือไม่

รายละเอียดสินค้าที่เหมาะสมควรมีข้อมูล เช่น

• ชื่อสินค้า
• วัสดุหลัก
• หน้าที่หรือการใช้งาน
• รุ่นสินค้า
• แบรนด์ หากเกี่ยวข้อง
• สินค้าใหม่หรือสินค้าใช้แล้ว
• รายละเอียดทางเทคนิค หากจำเป็น

สำหรับเครื่องจักร อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ สารเคมี อาหาร สินค้าที่เกี่ยวข้องกับการแพทย์ หรือสินค้าควบคุม รายละเอียดสินค้าที่ชัดเจนมีความสำคัญมากเป็นพิเศษ

4. ข้อมูล HS Code มีผลต่อศุลกากรและต้นทุน

HS Code ใช้สำหรับจำแนกประเภทสินค้าในกระบวนการศุลกากร และอาจมีผลต่ออัตราภาษี อากร ใบอนุญาต ข้อจำกัดการนำเข้า และเอกสารประกอบที่ต้องใช้

หาก HS Code ไม่ถูกต้องหรือยังไม่ยืนยัน การวางแผนด้านศุลกากรอาจทำได้ยากขึ้น บางกรณีอาจต้องใช้ข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม เช่น แคตตาล็อก เอกสารทางเทคนิค หรือคำอธิบายประกอบก่อนดำเนินการต่อ

ธุรกิจควรเตรียมข้อมูลประกอบ เช่น

• Product Specification
• Catalogue
• Technical Drawing
• รายละเอียดวัสดุ
• คำอธิบายการใช้งาน
• รูปถ่ายสินค้า
• ประวัติการนำเข้าเดิม หากมี

ธุรกิจไม่ควรคาดเดา HS Code จากชื่อสินค้าสั้น ๆ เพียงอย่างเดียว เพราะการจำแนกประเภทที่เหมาะสมจำเป็นต้องมีข้อมูลสินค้าเพียงพอ

5. รายละเอียดบรรจุภัณฑ์มีผลต่อการโหลดและความปลอดภัย

บรรจุภัณฑ์ไม่ได้มีหน้าที่แค่ป้องกันสินค้าเท่านั้น แต่ยังมีผลต่อการโหลด การขนถ่าย การเลือกรถ การวางแผนคลังสินค้า และความปลอดภัยระหว่างขนส่ง

ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ควรทราบว่าสินค้าถูกบรรจุในกล่อง พาเลท ลังไม้ ถัง กระสอบ ม้วน หรือเป็นสินค้า Loose Cargo

รายละเอียดบรรจุภัณฑ์ที่ควรแจ้ง เช่น

• ประเภทบรรจุภัณฑ์
• จำนวนแพ็กเกจ
• ขนาดบรรจุภัณฑ์
• น้ำหนักต่อแพ็กเกจ
• วางซ้อนได้หรือไม่
• เป็นสินค้าแตกหักง่ายหรือไม่
• จุดยกสินค้า
• ต้องใช้โฟล์คลิฟท์หรือเครนหรือไม่

สำหรับเครื่องจักร สินค้าขนาดใหญ่ หรือสินค้าโครงการ ข้อมูลบรรจุภัณฑ์และวิธียกสินค้ามีความสำคัญต่อการวางแผนมากเป็นพิเศษ

6. มูลค่าสินค้ามีผลต่อศุลกากรและประกันภัย

มูลค่าสินค้ามีความเกี่ยวข้องกับเอกสารการค้า การสำแดงศุลกากร ประกันภัย และการบริหารความเสี่ยง

Commercial Invoice ควรแสดงมูลค่าธุรกรรม สกุลเงิน ผู้ซื้อ ผู้ขาย รายละเอียดสินค้า จำนวน และเงื่อนไขการซื้อขาย หากมูลค่าไม่ชัดเจนหรือไม่สอดคล้องกับเอกสารอื่น อาจต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม

มูลค่าสินค้ายังช่วยให้ธุรกิจพิจารณาได้ว่าควรทำประกันภัยสินค้าหรือไม่ โดยเฉพาะสินค้ามูลค่าสูง สินค้าแตกหักง่าย เครื่องจักร หรือการขนส่งระยะไกล

7. Incoterms ช่วยกำหนดความรับผิดชอบ

Incoterms ช่วยระบุความรับผิดชอบระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายในการค้าระหว่างประเทศ

เงื่อนไขเหล่านี้มีผลต่อว่าใครรับผิดชอบค่าขนส่ง ประกันภัย พิธีการขาออก พิธีการขาเข้า ภาษี และการจัดส่งปลายทาง ตัวอย่างเช่น EXW, FOB, CIF, DAP หรือ DDP อาจทำให้รูปแบบการจัดการขนส่งและความรับผิดชอบด้านต้นทุนแตกต่างกัน

เมื่อต้องการให้ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ช่วยประเมินงาน ธุรกิจควรแจ้ง Incoterms ที่ตกลงกันไว้ หากมี

หากยังไม่ยืนยัน Incoterms ควรแจ้งให้ผู้ให้บริการทราบ เพื่อให้การเสนอราคาและการวางแผนขนส่งตั้งอยู่บนสมมติฐานที่ชัดเจน

8. เอกสารที่ถูกต้องช่วยลดความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้

ข้อมูลสินค้าควรสอดคล้องกับเอกสารขนส่ง

หาก Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Air Waybill และเอกสารศุลกากรแสดงข้อมูลไม่ตรงกัน อาจต้องมีการสอบถามหรือแก้ไขเอกสารเพิ่มเติม

ธุรกิจควรตรวจสอบให้ข้อมูลสำคัญตรงกันในทุกเอกสาร เช่น

• รายละเอียดสินค้า
• จำนวนสินค้า
• จำนวนแพ็กเกจ
• น้ำหนัก
• ขนาด
• มูลค่าตาม Invoice
• สกุลเงิน
• ข้อมูล Shipper และ Consignee
• ต้นทางและปลายทาง
• Incoterms

ข้อมูลในเอกสารที่ไม่ตรงกันเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้ Shipment ต้องมีการประสานงานเพิ่มเติม

9. สินค้าที่มีเงื่อนไขพิเศษต้องแจ้งตั้งแต่ต้น

สินค้าบางประเภทต้องใช้การดูแล เอกสาร หรือการวางแผนขนส่งที่มากกว่าสินค้าทั่วไป

ตัวอย่างเช่น

• สินค้าอันตราย
• สารเคมี
• สินค้าควบคุมอุณหภูมิ
• อาหาร
• สินค้ามูลค่าสูง
• สินค้าแตกหักง่าย
• สินค้าขนาดใหญ่
• เครื่องจักรหรืออุปกรณ์หนัก
• เครื่องจักรใช้แล้ว
• สินค้าวางซ้อนไม่ได้
• สินค้าที่ต้องตรวจสอบเฉพาะ
• สินค้าที่ต้องส่งไปยังพื้นที่ควบคุม

หากไม่แจ้งเงื่อนไขพิเศษตั้งแต่ต้น ผู้ให้บริการโลจิสติกส์อาจไม่สามารถเตรียมวิธีขนส่ง เอกสาร อุปกรณ์ หรือแผนเส้นทางได้เหมาะสมทันเวลา

10. ข้อมูลสินค้าช่วยวางแผนการจัดส่งปลายทาง

Freight Forwarding ไม่ได้จบแค่ท่าเรือหรือสนามบิน หาก Shipment ต้องจัดส่งต่อไปยังคลังสินค้า โรงงาน ไซต์ก่อสร้าง หรือสถานที่ของลูกค้า

ข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องช่วยให้วางแผนการขนส่งทางบกและการส่งมอบปลายทางได้เหมาะสมขึ้น

ทีมโลจิสติกส์อาจต้องทราบข้อมูล เช่น

• ที่อยู่จัดส่ง
• เงื่อนไขการเข้าพื้นที่
• มี Loading Dock หรือไม่
• มีโฟล์คลิฟท์หรือเครนที่ปลายทางหรือไม่
• ช่วงเวลาที่สามารถจัดส่งได้
• ผู้ประสานงานปลายทาง
• ข้อจำกัดขนาดรถ
• เงื่อนไขการขนถ่ายสินค้า

สำหรับสินค้าอุตสาหกรรม สินค้าโครงการ หรือการจัดส่งเข้าโรงงาน ควรวางแผนการส่งมอบปลายทางก่อนสินค้ามาถึง

Checklist ข้อมูลสินค้าที่ควรเตรียม

ก่อนเริ่มจัดส่งสินค้า ธุรกิจควรเตรียมข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อสินค้าและรายละเอียดสินค้า
• HS Code หากมี
• วัสดุและลักษณะการใช้งาน
• จำนวนสินค้า
• น้ำหนักรวมและน้ำหนักสุทธิ
• ขนาดสินค้า
• จำนวนแพ็กเกจ
• ประเภทบรรจุภัณฑ์
• มูลค่าสินค้าและสกุลเงิน
• Incoterms
• สถานที่รับสินค้าและจัดส่ง
• วันที่สินค้าพร้อมส่ง
• วิธีขนส่งที่ต้องการ
• ระยะเวลาจัดส่งที่ต้องการ
• เอกสารนำเข้า-ส่งออก
• เงื่อนไขการดูแลพิเศษ
• รูปถ่ายสินค้า หากเป็นประโยชน์
• เอกสารทางเทคนิค หากจำเป็น
• ข้อมูลผู้ประสานงาน

ยิ่งข้อมูลครบถ้วน ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ก็จะสามารถตรวจสอบและวางแผน Shipment ได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

BOP Express ช่วยตรวจสอบข้อมูลสินค้าอย่างไร

สำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า ส่งออก Freight Forwarding พิธีการศุลกากร ขนส่งทางอากาศ ขนส่งทางเรือ ขนส่งข้ามแดน หรือขนส่งทางบก ข้อมูลสินค้าที่ถูกต้องเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนขนส่ง

BOP Express สนับสนุนลูกค้าธุรกิจด้านการประสานงานโลจิสติกส์ การตรวจสอบเอกสาร การเตรียมพิธีการศุลกากร Freight Forwarding และการวางแผนจัดส่งตามรายละเอียดสินค้าและความต้องการของแต่ละ Shipment

เมื่อธุรกิจเตรียมข้อมูลสินค้าให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น จะช่วยลดปัญหาการประสานงานที่หลีกเลี่ยงได้ และทำให้กระบวนการโลจิสติกส์เป็นระบบมากขึ้น

ปรึกษา BOP Express

หากธุรกิจของคุณกำลังเตรียมขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ สามารถติดต่อ BOP Express เพื่อปรึกษารายละเอียดสินค้า เส้นทาง เอกสาร และระยะเวลาที่ต้องการ

ทีมงานสามารถช่วยพิจารณาความต้องการด้านโลจิสติกส์ และสนับสนุนการวางแผนตามข้อมูลที่ได้รับจากลูกค้า