พิธีการศุลกากรเป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญของการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ สำหรับผู้นำเข้า ผู้ส่งออก โรงงาน และธุรกิจ Trading Company ความล่าช้าในขั้นตอนศุลกากรอาจส่งผลต่อกำหนดการส่งมอบสินค้า แผนการผลิต การบริหารสต็อก และความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือคู่ค้า

ในหลายกรณี ความล่าช้าไม่ได้เกิดจากการขนส่งเพียงอย่างเดียว แต่อาจเกิดจากเอกสารไม่ครบ ข้อมูลสินค้าไม่ชัด การจำแนกประเภทสินค้าไม่ถูกต้อง ใบอนุญาตยังไม่พร้อม หรือข้อมูลในเอกสารไม่สอดคล้องกับสินค้าจริง

แม้จะไม่สามารถควบคุมความล่าช้าทุกกรณีได้ทั้งหมด แต่ธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงที่หลีกเลี่ยงได้ ด้วยการเตรียมข้อมูล เอกสาร และรายละเอียดสินค้าให้รอบคอบตั้งแต่ก่อนเริ่มขนส่ง

บทความนี้สรุปสาเหตุที่พบบ่อยของความล่าช้าในพิธีการศุลกากร และสิ่งที่ธุรกิจควรเตรียมก่อนนำเข้า-ส่งออกสินค้า

ทำไมความล่าช้าในพิธีการศุลกากรจึงสำคัญ

ความล่าช้าในพิธีการศุลกากรไม่ได้กระทบแค่วันรับสินค้าเท่านั้น แต่อาจส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม เช่น ค่าฝากสินค้า ค่าตู้ ค่าธรรมเนียมล่าช้า การเลื่อนรถขนส่ง แผนการผลิตที่สะดุด หรือการส่งมอบลูกค้าที่ไม่เป็นไปตามกำหนด

สำหรับธุรกิจที่ต้องพรถขนส่ง แผนการผลิตที่สะดุด หรือการส่งมอบลูกคึ่งพาวัตถุดิบนำเข้า อะไหล่ เครื่องจักร หรือสินค้าสำเร็จรูป ความล่าช้าศุลกากรอาจกระทบต่อการดำเนินงานโดยตรง ส่วนผู้ส่งออก ความล่าช้าอาจกระทบต่อกำหนดส่งมอบ ความเชื่อมั่นของคู่ค้า และตารางขนส่ง

ดังนั้น พิธีการศุลกากรไม่ควรถูกมองเป็นแค่ขั้นตอนเอกสารท้ายกระบวนการ แต่ควรถูกวางแผนตั้งแต่เริ่มเตรียมการขนส่ง

1. เอกสารขนส่งไม่ครบ

หนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยของความล่าช้าในพิธีการศุลกากรคือเอกสารไม่ครบ

สำหรับธุรกิจที่ยังอยู่ระหว่างเตรียมข้อมูลการขนส่ง การทบทวนว่าควรเตรียมข้อมูลอะไรบ้างก่อนขอใบเสนอราคาขนส่งระหว่างประเทศ จะช่วยลดปัญหาด้านเอกสารตั้งแต่ต้นทางได้

การขนส่งระหว่างประเทศโดยทั่วไปมักเกี่ยวข้องกับเอกสารหลายประเภท เช่น Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading หรือ Air Waybill, ใบขนสินค้านำเข้า-ส่งออก และเอกสารประกอบอื่น ๆ ตามประเภทสินค้าและประเทศปลายทาง

หากเอกสารที่จำเป็นขาดหาย ไม่ชัดเจน หรือยังไม่พร้อมในเวลาที่ต้องใช้ อาจทำให้ขั้นตอนศุลกากรล่าช้าได้

ก่อนขนส่ง ธุรกิจควรตรวจสอบเอกสารเหล่านี้ให้พร้อม เช่น

• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading หรือ Air Waybill
• ใบขนสินค้านำเข้า หรือใบขนสินค้าส่งออก
• Certificate of Origin หากเกี่ยวข้อง
• Import License หรือ Export License หากจำเป็น
• Product Catalogue หรือ Specification หากต้องใช้
• เอกสารประกันภัย หากเกี่ยวข้อง
• ใบรับรองหรือเอกสารเฉพาะตามประเภทสินค้า

รายการเอกสารที่ต้องใช้จริงอาจแตกต่างกันตามประเภทสินค้า ประเทศต้นทาง ประเทศปลายทาง กฎระเบียบศุลกากร และเงื่อนไขการซื้อขาย จึงควรตรวจสอบก่อนยืนยันการขนส่งทุกครั้ง

2. ข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกัน

แม้จะมีเอกสารครบ แต่ถ้าข้อมูลในเอกสารไม่ตรงกัน ก็อาจทำให้เกิดความล่าช้าได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น Commercial Invoice ระบุชื่อสินค้าแบบหนึ่ง แต่ Packing List ใช้ชื่อสินค้าอีกแบบหนึ่ง น้ำหนักใน Packing List ไม่ตรงกับ Bill of Lading จำนวนกล่องไม่ตรงกัน หรือมูลค่าสินค้าไม่สอดคล้องกับเอกสารอื่น

ความไม่สอดคล้องเหล่านี้อาจทำให้ต้องมีการสอบถามเพิ่มเติม แก้ไขเอกสาร หรือรอการตรวจสอบก่อนดำเนินการต่อ

ธุรกิจควรตรวจสอบให้ข้อมูลสำคัญตรงกันในทุกเอกสาร เช่น

• ชื่อและที่อยู่บริษัท
• รายละเอียดสินค้า
• จำนวนสินค้า
• จำนวนแพ็กเกจ
• น้ำหนักรวมและน้ำหนักสุทธิ
• ขนาดสินค้า
• มูลค่าตาม Invoice
• สกุลเงิน
• Incoterms
• ต้นทางและปลายทาง

ก่อนส่งเอกสารเพื่อดำเนินพิธีการศุลกากร ควรตรวจสอบให้ข้อมูลทุกส่วนสอดคล้องกันและตรวจสอบได้ง่าย

3. รายละเอียดสินค้าไม่ชัดเจน

รายละเอียดสินค้าที่กว้างเกินไปอาจทำให้เกิดปัญหาในการตรวจสอบศุลกากร

คำอธิบายสินค้า เช่น “parts”, “equipment”, “accessories”, “materials” หรือ “samples” อาจไม่เพียงพอต่อการจำแนกประเภทสินค้าและการตรวจสอบเอกสาร ผู้เกี่ยวข้องอาจต้องทราบว่าสินค้าคืออะไร ผลิตจากอะไร ใช้งานอย่างไร และเป็นสินค้าที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดเฉพาะหรือไม่

รายละเอียดสินค้าที่ชัดเจนควรมีข้อมูล เช่น

• ชื่อสินค้า
• วัสดุหลัก
• หน้าที่หรือการใช้งาน
• รุ่นสินค้า หากมี
• แบรนด์ หากเกี่ยวข้อง
• สินค้าใหม่หรือสินค้าใช้แล้ว
• รายละเอียดทางเทคนิค หากจำเป็น

สำหรับสินค้า เช่น เครื่องจักร สารเคมี อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ อาหาร ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ หรือสินค้าควบคุม รายละเอียดสินค้าที่ชัดเจนมีความสำคัญเป็นพิเศษ

4. HS Code ไม่ถูกต้องหรือยังไม่ยืนยัน

HS Code ใช้สำหรับจำแนกประเภทสินค้าในกระบวนการศุลกากร และอาจมีผลต่ออัตราภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่ม ข้อจำกัดการนำเข้า ใบอนุญาต และเอกสารประกอบ

หาก HS Code ไม่ถูกต้อง หรือยังไม่ได้ตรวจสอบอย่างเหมาะสม สินค้าอาจถูกสอบถามเพิ่มเติมในขั้นตอนศุลกากร ในบางกรณีอาจต้องใช้ข้อมูลสินค้า แคตตาล็อก เอกสารทางเทคนิค หรือคำอธิบายเพิ่มเติมก่อนดำเนินการต่อ

ธุรกิจไม่ควรคาดเดา HS Code จากชื่อสินค้าทั่วไปเพียงอย่างเดียว แต่ควรตรวจสอบจากวัสดุ ลักษณะการใช้งาน รายละเอียดทางเทคนิค และข้อมูลประกอบที่เพียงเนินการต่อ

ธุรกิจไม่ควรคาดเดา HS Code จากชื่อสินพอ

หากยังไม่ยืนยัน HS Code ควรเตรียมข้อมูลประกอบ เช่น

• Product Specification
• Catalogue
• Technical Drawing
• รายละเอียดวัสดุ
• คำอธิบายการใช้งาน
• รูปถ่ายสินค้า
• ประวัติการนำเข้าเดิม หากมี

การจำแนกประเภทสินค้าที่เหมาะสมช่วยลดความสับสน และช่วยให้การตรวจสอบเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น

5. ใบอนุญาตนำเข้า-ส่งออกยังไม่พร้อม

สินค้าบางประเภทอาจต้องใช้ใบอนุญาต ใบรับรอง หรือการอนุมัติจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนนำเข้าหรือส่งออก

กลุ่มสินค้าที่อาจเกี่ยวข้อง เช่น อาหาร สารเคมี เครื่องมือแพทย์ เครื่องสำอาง อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ สินค้าควบคุม เครื่องจักร หรือสินค้าเฉพาะประเภทอื่น ๆ ทั้งนี้ข้อกำหนดจริงขึ้นอยู่กับประเภทสินค้า HS Code ประเทศต้นทาง ประเทศปลายทาง และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

หากใบอนุญาตหรือการอนุมัติยังไม่พร้อมเมื่อสินค้ามาถึง อาจทำให้พิธีการศุลกากรล่าช้าได้

ธุรกิจควรตรวจสอบข้อกำหนดด้านใบอนุญาตก่อนยืนยันการขนส่ง ไม่ใช่รอให้สินค้ามาถึงแล้วค่อยตรวจสอบ

6. มูลค่าสินค้าหรือรายละเอียด Invoice ไม่ชัดเจน

Commercial Invoice เป็นเอกสารสำคัญสำหรับการตรวจสอบศุลกากร หากมูลค่าสินค้า เงื่อนไขการชำระเงิน สกุลเงิน รายละเอียดสินค้า หรือข้อมูลผู้ซื้อ-ผู้ขายไม่ชัดเจน อาจต้องมีการสอบถามเพิ่มเติม

ปัญหาที่มักพบใน Invoice เช่น

• ไม่มีเลขที่ Invoice หรือวันที่
• รายละเอียดสินค้าไม่ชัดเจน
• จำนวนสินค้าไม่ถูกต้อง
• ราคาต่อหน่วยหรือมูลค่ารวมไม่ถูกต้อง
• ไม่ระบุสกุลเงินชัดเจน
• ไม่แสดง Incoterms
• ข้อมูลผู้ซื้อหรือผู้ขายไม่ตรงกับเอกสารอื่น
• มูลค่าสินค้าไม่สอดคล้องกับเอกสารประกอบ

ธุรกิจควรตรวจสอบให้ Invoice สะท้อนรายการซื้อขายจริง และข้อมูลตรงกับเอกสารขนส่งอื่น ๆ

7. Incoterms ไม่ชัดเจน

Incoterms ช่วยกำหนดความรับผิดชอบระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายในการค้าระหว่างประเทศ เช่น ใครรับผิดชอบค่าขนส่ง ประกันภัย พิธีการขาออก พิธีการขาเข้า ภาษี และการส่งมอบปลายทาง

หากไม่ได้ระบุ Incoterms ให้ชัดเจน อาจเกิดความเข้าใจผิดว่าแต่ละฝ่ายรับผิดชอบขั้นตอนใดของการขนส่ง

ตัวอย่างเช่น EXW, FOB, CIF, DAP และ DDP มีผลต่อความรับผิดชอบของผู้ซื้อ ผู้ขาย และผู้ให้บริการโลจิสติกส์แตกต่างกัน

ก่อนดำเนินพิธีการศุลกากร ธุรกิจควรตรวจสอบว่าเงื่อนไขการซื้อขายที่ตกลงกันแสดงอยู่ใน Commercial Invoice และถูกสื่อสารให้ผู้ให้บริการโลจิสติกส์ทราบอย่างชัดเจน

8. สินค้ามาถึงก่อนเอกสารพร้อม

อีกสาเหตุที่พบบ่อยคือเรื่องเวลา

บางกรณีสินค้ามาถึงท่าเรือ สนามบิน หรือด่านชายแดนแล้ว แต่เอกสารที่จำเป็นยังไม่พร้อม ทำให้ไม่สามารถยื่นข้อมูล ดำเนินพิธีการ ปล่อยสินค้า หรือจัดส่งต่อได้ทันที

เพื่อลดความเสี่ยงนี้ ธุรกิจควรเตรียมเอกสารก่อนสินค้ามาถึง และประสานงานกับทุกฝ่ายล่วงหน้า เช่น ผู้ขาย ผู้ซื้อ Freight Forwarder ตัวแทนออกของ ผู้ให้บริการขนส่ง คลังสินค้า และผู้รับปลายทาง

ข้อมูลเวลาที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

• วันที่สินค้าพร้อมส่ง
• วันที่ออกเดินทาง
• วันที่คาดว่าสินค้าถึง
• กำหนดส่งเอกสาร
• ระยะเวลาการขอใบอนุญาต
• กำหนดการจัดส่งปลายทาง
• Free Time ที่ท่าเรือหรือ Terminal หากเกี่ยวข้อง

การวางแผนศุลกากรควรเริ่มก่อนสินค้ามาถึง ไม่ใช่เริ่มหลังจากสินค้ามาถึงแล้ว

9. ไม่แจ้งเงื่อนไขพิเศษของสินค้าให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

สินค้าบางประเภทต้องการการดูแลหรือการตรวจสอบมากกว่าสินค้าทั่วไป

ตัวอย่างเช่น

• สินค้าอันตราย
• สารเคมี
• อาหาร
• สินค้าควบคุมอุณหภูมิ
• สินค้าที่เกี่ยวข้องกับการแพทย์
• สินค้ามูลค่าสูง
• สินค้าขนาดใหญ่
• เครื่องจักรหรืออุปกรณ์หนัก
• เครื่องจักรใช้แล้ว
• สินค้าที่ต้องตรวจสอบเฉพาะ
• สินค้าที่ต้องส่งไปยังพื้นที่ควบคุม

หากไม่แจ้งข้อมูลเหล่านี้ตั้งแต่ต้น ผู้ให้บริการโลจิสติกส์อาจไม่สามารถเตรียมเอกสาร วิธีจัดการสินค้า หรือแผนเส้นทางได้ทันเวลา

ธุรกิจควรแจ้งเงื่อนไขพิเศษของสินค้าทุกครั้งก่อนเริ่มงานขนส่ง

10. ปัญหาด้านสถานะผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออก

สำหรับการนำเข้า-ส่งออกเชิงพาณิชย์ ผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกอาจต้องมีข้อมูลบริษัท สถานะการจดทะเบียน ข้อมูลภาษี หรือการมอบอำนาจที่พร้อมสำหรับการดำเนินพิธีการศุลกากร

หากข้อมูลเหล่านี้ยังไม่พร้อม อาจทำให้การประสานงานด้านศุลกากรล่าช้า

ก่อนเริ่มการขนส่งครั้งแรก ธุรกิจควรตรวจสอบว่าบริษัทพร้อมทำหน้าที่เป็นผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออกในเอกสาร และได้เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับศุลกากรไว้อย่างเหมาะสมแล้ว

11. การสื่อสารระหว่างผู้เกี่ยวข้องไม่ชัดเจน

การขนส่งระหว่างประเทศเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย เช่น ผู้ซื้อ ผู้ขาย Freight Forwarder ตัวแทนออกของ สายเรือ สายการบิน คลังสินค้า รถขนส่ง และบางกรณีอาจเกี่ยวข้องกับหน่วยงานรัฐ

หากข้อมูลไม่ถูกส่งต่ออย่างชัดเจน ความล่าช้าอาจเกิดขึ้นได้

ตัวอย่างช่องว่างในการสื่อสาร เช่น

• ผู้ขายส่งเอกสารล่าช้า
• ผู้ซื้อยังไม่ยืนยัน Incoterms
• รายละเอียดสินค้าไม่ครบ
• ทีมโลจิสติกส์ได้รับขนาดสินค้าผิด
• สถานะใบอนุญาตไม่ถูกอัปเดต
• ไม่แจ้งเงื่อนไขพื้นที่จัดส่ง
• ไม่มีผู้ประสานงานในช่วงที่ศุลกากรต้องการข้อมูลเพิ่มเติม

การมีขั้นตอนสื่อสารที่ชัดเจนช่วยลดความล่าช้าที่หลีกเลี่ยงได้

ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรก่อนทำพิธีการศุลกากร

ธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงด้านพิธีการศุลกากรได้ด้วยการเตรียมข้อมูลเหล่านี้ก่อนขนส่ง

• ยืนยันรายละเอียดสินค้าให้ชัดเจน
• ตรวจสอบ HS Code และการจำแนกประเภทสินค้า
• เตรียม Commercial Invoice และ Packing List
• ตรวจสอบข้อมูล Bill of Lading หรือ Air Waybill
• ยืนยัน Incoterms
• ตรวจสอบว่าสินค้าต้องใช้ใบอนุญาตหรือไม่
• เตรียม Product Specification หรือ Catalogue
• ยืนยันมูลค่าสินค้าและสกุลเงิน
• แจ้งน้ำหนักและขนาดสินค้าให้ถูกต้อง
• แจ้งเงื่อนไขการดูแลสินค้าพิเศษ
• ยืนยันข้อมูลผู้นำเข้าหรือผู้ส่งออก
• ประสานงานกับผู้ให้บริการโลจิสติกส์ก่อนสินค้ามาถึง

การเตรียมข้อมูลที่ดีไม่ได้รับประกันว่าสินค้าทุกชิ้นจะผ่านศุลกากรโดยไม่มีความล่าช้า แต่ช่วยลดปัญหาที่เกิดจากข้อมูลไม่ครบ เอกสารไม่ชัดเจน หรือการประสานงานล่าช้าได้

BOP Express ช่วยสนับสนุนการเตรียมพิธีการศุลกากรอย่างไร

สำหรับธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า ส่งออก Freight Forwarding ขนส่งทางอากาศ ขนส่งทางเรือ ขนส่งข้ามแดน หรือขนส่งทางบก การเตรียมพิธีการศุลกากรควรเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนขนส่งตั้งแต่ต้น

ธุรกิจที่ต้องการการสนับสนุนด้านการวางแผนขนส่งระหว่างประเทศ สามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับบริการเฟรทฟอร์เวิร์ดดิ้งของ BOP Express เพื่อประกอบการวางแผนได้

BOP Express สนับสนุนลูกค้าธุรกิจด้านการประสานงานโลจิสติกส์ การเตรียมพิธีการศุลกากร การตรวจสอบเอกสารประกอบการขนส่ง Freight Forwarding และการวางแผนจัดส่งตามข้อมูลของแต่ละ Shipment

สำหรับงานนำเข้า-ส่งออกที่ต้องมีการประสานงานด้านศุลกากร BOP Express สามารถช่วยสนับสนุนการเตรียมพิธีการศุลกากรตามรายละเอียดสินค้าและเอกสารที่ได้รับ

เมื่อธุรกิจเตรียมรายละเอียดสินค้า เอกสาร และระยะเวลาให้พร้อมตั้งแต่ต้น จะช่วยให้การทำงานร่วมกับทีมโลจิสติกส์เป็นระบบมากขึ้น และลดปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ในขั้นตอนศุลกากร

ปรึกษา BOP Express

หากธุรกิจของคุณกำลังเตรียมนำเข้า ส่งออก หรือขนส่งสินค้าข้ามแดน BOP Express สามารถช่วยพิจารณาความต้องการด้านโลจิสติกส์และสนับสนุนการวางแผนเบื้องต้นได้

หากทีมของคุณต้องการตรวจสอบเอกสารขนส่งหรือปรึกษาความเสี่ยงที่อาจเกี่ยวข้องกับพิธีการศุลกากร สามารถติดต่อ BOP Express ก่อนยืนยันการขนส่งได้

ติดต่อ BOP Express เพื่อปรึกษารายละเอียดสินค้า เอกสาร เส้นทาง และระยะเวลาที่ต้องการ ก่อนยืนยันการขนส่ง